Секретарь-делопроизводитель /тендерный специалист

Компания «МедЛайн» расширяет штат сотрудников и приглашает на постоянную работу в наш дружный коллектив СЕКРЕТАРЯ-ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ /ТЕНДЕРНОГО СПЕЦИАЛИСТА.

Зарплата: от 30 000 и до 80 000 /мес.
Опыт работы в аналогичной должности: 2 года и более
Образование: высшее, неполное высшее, среднее
Владение языками: английский – продвинутый
Пол: НЕВАЖНО
Кандидаты из других городов: рассматриваются

Обязанности:

Административные:

управление административным персоналом, составление графиков;
составление и ведение бюджета административного отдела;
прямое взаимодействие с руководством компании;
обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
координация и контроль работы водителя: (прием заявок на машину); курьера (прием заявок).

Административно-хозяйственные:

непрерывное обеспечение жизнедеятельности офиса;
взаимодействие с контрагентами по поставкам различных товаров и услуг; Согласование договоров; Закупка;
организация командировок руководителей и сотрудников;
организация обеспечения офиса канцтоварами и расходными материалами, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, учет, хранение и выдача;
осуществление контроля над надлежащим состоянием офисного оборудования.

Маркетинговые:

написание новостей компании и размещение их на сайт;
поиск и взаимодействие с дизайнерами и компаниями по предоставлению маркетинговых услуг;
согласование и закупка продукции с товарным знаком компании;
организация и закупка подарков контрагентам и сотрудникам на общие и личные праздники;

Секретарские:

прием и распределение входящих звонков, факсов, корреспонденции;
документооборот;
встреча гостей, чай, кофе;
организация командировок руководителя;
помощь в организации деловых встреч, участия в переговорах с возможностью перевода.
выполнения поручений руководителя;

Полное ведение деятельности ТДО (тендерно-договорной отдел):

аккредитация компании на электронно-торговых площадках;
получение ЭЦП;
мониторинг ЭТП с государственными и коммерческими конкурсами, тендерами, электронными аукционами, специализированных сайтов;
отбор тендеров, представляющих коммерческий интерес для компании;
работа на ЭТП (запросы документации, оформление и подача заявок, отслеживание изменений в документации, подача запросов, контроль соблюдения сроков тендерных процедур);
сбор и подготовка необходимых документов для участия в конкурсах;
подготовка и подача заявок на участие в тендерных процедурах в соответствии с ФЗ №44 и №223;
сопровождение электронных торгов: отслеживание изменений, движение денежных средств, применение ЭЦП, подача запросов на разъяснения, итоги торгов;
взаимодействие с отделами (ПТО, бухгалтерия и т.д.) по организации тендерной деятельности;
консультирование подразделений компании по участию в торгах;
ведение реестров;
ведение переговоров и переписки с организаторами, подрядными и субподрядными организациями;
написание жалоб в ФАС;
взаимодействие со страховыми компаниями; Заключение договоров комбинированного и не комбинированного страхования;

Правовое сопровождение договоров, как возможное направление:

Деятельность юрисконсульта на уровне правового сопровождения нескольких юр. лиц:

Договорная работа (разработка типовых форм договоров и приложений к ним, проверка поступающих договоров, написание протокола разногласий, ведение реестра договоров, отслеживание сроков, согласование проектов договоров со смежными структурными подразделениями компании, с контрагентами, сканирование подписанных договоров, контроль над своевременным поступлением документов от контрагентов, контроль дебиторско-кредиторской задолженности по договорам, сопровождение дальнейших договорных отношений);

Претензионная работа (написание претензий/ответов на претензии, ходатайств, отзывов, жалоб, заявлений).

Требования:

готовность к командировкам;
вредные привычки — отсутствуют;
продвинутый пользователь ПК;
отличные знания офисных программ (Word, Excel, Outlook, Adobe Acrobat Reader и т.д.)
наличие знаний Российского и частично Международного законодательств;
знание структуры и полномочий гос. органов РФ;
Навыки заключения и сопровождения хозяйственных договоров и гос. контрактов;
опыт претензионно-исковой работы приветствуется;
английский язык на уровне не ниже Upper-Intermediate;
опыт работы в области PR приветствуется;
умение работать с pdf документами (составление, изменение, правки);
личные качества: ответственность, надежность, пунктуальность, самостоятельность, активность и доброжелательность