Секретарь-делопроизводитель /тендерный специалист

Компания «МедЛайн» расширяет штат сотрудников и приглашает на постоянную работу в наш дружный коллектив СЕКРЕТАРЯ-ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ /ТЕНДЕРНОГО СПЕЦИАЛИСТА.

Зарплата: от 30 000 и до 80 000 /мес.

Опыт работы в аналогичной должности: 2 года и более

Образование: высшее, неполное высшее, среднее

Владение языками: английский – продвинутый

Пол: НЕВАЖНО

Кандидаты из других городов: рассматриваются

Обязанности:

Административные:

  • управление административным персоналом, составление графиков;
  • составление и ведение бюджета административного отдела;
  • прямое взаимодействие с руководством компании;
  • обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
  • координация и контроль работы водителя: (прием заявок на машину); курьера (прием заявок).

Административно-хозяйственные:

  • непрерывное Обеспечение жизнедеятельности офиса;
  • взаимодействие с контрагентами по поставкам различных товаров и услуг; Согласование договоров; Закупка;
  • организация командировок руководителей и сотрудников;
  • организация обеспечения офиса канцтоварами и расходными материалами, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, учет, хранение и выдача;
  • осуществление контроля над надлежащим состоянием офисного оборудования.

Маркетинговые:

  • написание новостей компании и размещение их на сайт;
  • поиск и взаимодействие с дизайнерами и компаниями по предоставлению маркетинговых услуг;
  • согласование и закупка продукции с товарным знаком компании;
  • организация и закупка подарков контрагентам и сотрудникам на общие и личные праздники;

Секретарские:

  • прием и распределение входящих звонков, факсов, корреспонденции;
  • документооборот;
  • встреча гостей, чай, кофе;
  • организация командировок руководителя;
  • помощь в организации деловых встреч, участия в переговорах с возможностью перевода.
  • выполнения поручений руководителя;

Полное ведение деятельности ТДО (тендерно-договорной отдел):

  • аккредитация компании на электронно-торговых площадках;
  • получение ЭЦП;
  • мониторинг ЭТП с государственными и коммерческими конкурсами, тендерами, электронными аукционами, специализированных сайтов;
  • отбор тендеров, представляющих коммерческий интерес для компании;
  • работа на ЭТП (запросы документации, оформление и подача заявок, отслеживание изменений в документации, подача запросов, контроль соблюдения сроков тендерных процедур);
  • сбор и подготовка необходимых документов для участия в конкурсах;
  • подготовка и подача заявок на участие в тендерных процедурах в соответствии с ФЗ №44 и №223;
  • сопровождение электронных торгов: отслеживание изменений, движение денежных средств, применение ЭЦП, подача запросов на разъяснения, итоги торгов;
  • взаимодействие с отделами (ПТО, бухгалтерия и т.д.) по организации тендерной деятельности;
  • консультирование подразделений компании по участию в торгах;
  • ведение реестров;
  • ведение переговоров и переписки с организаторами, подрядными и субподрядными организациями;
  • написание жалоб в ФАС;
  • взаимодействие со страховыми компаниями; Заключение договоров комбинированного и не комбинированного страхования;

Правовое сопровождение договоров, как возможное направление:

Деятельность юрисконсульта на уровне правового сопровождения нескольких юр. лиц:

Договорная работа (разработка типовых форм договоров и приложений к ним, проверка поступающих договоров, написание протокола разногласий, ведение реестра договоров, отслеживание сроков, согласование проектов договоров со смежными структурными подразделениями компании, с контрагентами, сканирование подписанных договоров, контроль над своевременным поступлением документов от контрагентов, контроль дебиторско-кредиторской задолженности по договорам, сопровождение дальнейших договорных отношений);

Претензионная работа (написание претензий/ответов на претензии, ходатайств, отзывов, жалоб, заявлений).

Требования:

  • готовность к командировкам;
  • вредные привычки - отсутствуют;
  • продвинутый пользователь ПК;
  • отличные знания офисных программ (Word, Excel, Outlook, Adobe Acrobat Reader и т.д.)
  • наличие знаний Российского и частично Международного законодательств;
  • знание структуры и полномочий гос. органов РФ;
    Навыки заключения и сопровождения хозяйственных договоров и гос. контрактов;
  • опыт претензионно-исковой работы приветствуется;
  • английский язык на уровне не ниже Upper-Intermediate;
  • опыт работы в области PR приветствуется;
  • умение работать с pdf документами (составление, изменение, правки);
  • личные качества:  ответственность, надежность, пунктуальность, самостоятельность, активность и доброжелательность

Вашим плюсом будет являться:

знание 1С-бухгалтерия, Adobe Photoshop, CorelDraw.

Условия:

  • график работы пн.-пт. с 09:00 до 18:00.
  • офис: метро Московская (10 мин. ходьбы);
  • оформление по трудовой книжке;
  • дружный коллектив‚ успешная компания;
  • испытательный срок - 2 месяца.
  • ежегодный отпуск;